Assinaturas de e-mail: resumo das informações obrigatórias e do formato

A assinatura de e-mail é, muitas vezes, a última coisa que um destinatário lê numa mensagem profissional e, no entanto, é frequentemente negligenciada na elaboração das newsletters e da comunicação por e-mail. No entanto, é relevante do ponto de vista jurídico e constitui um elemento de marca, pequeno mas sempre visível.

Índice

Quais são os dados exigidos por lei

Como criar uma boa assinatura

Coesão em toda a equipa

Assinaturas em mensagens automáticas

Dificuldades técnicas e de conceção

Quais são os dados exigidos por lei

Na Alemanha, os e-mails comerciais de sociedades de capitais, como a GmbH ou a UG, estão sujeitos a requisitos de informação obrigatória semelhantes aos do aviso legal. Estes incluem, normalmente:

Nome completo da empresa com forma jurídica
Tribunal de registo e número de registo comercial
Sede da sociedade
Nomes dos membros da direção ou do conselho de administração

As empresas individuais e os profissionais independentes estão, na maioria dos casos, isentos desta obrigação, mas devem, mesmo assim, indicar os dados de contacto básicos. Uma vez que os requisitos variam consoante a forma jurídica, em caso de dúvida, vale a pena proceder a uma breve análise jurídica da própria assinatura.

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Como criar uma boa assinatura

Para além dos dados obrigatórios, uma assinatura deve manter-se clara e não parecer sobrecarregada de informação. Os elementos mais adequados são o nome, o cargo, os dados de contacto diretos, o logótipo da empresa, bem como links para o site e para perfis relevantes nas redes sociais.

Certifique-se de que a sua assinatura não fica distorcida em dispositivos móveis – muitas versões do Outlook e clientes de e-mail web apresentam as assinaturas HTML de forma diferente. Teste a sua assinatura em, pelo menos, três clientes de e-mail diferentes antes de a implementar.

Frequentemente, a assinatura também é utilizada para uma referência discreta a campanhas atuais ou a uma newsletter, à semelhança do que se verifica no marketing por e-mail clássico, embora de forma significativamente mais discreta.

Tamanho de letra 10-11 pt para uma legibilidade ideal
No máximo 4-5 linhas de texto, sem imagens
Formate o número de telefone com o código do país
Utilize elementos coloridos com moderação

Coesão em toda a equipa

Nas empresas de maior dimensão, com o passar do tempo, surgem frequentemente várias versões de assinatura ligeiramente diferentes, porque cada colaborador faz os seus próprios ajustes. Isto transmite uma imagem de falta de uniformidade ao exterior e pode até tornar-se um problema jurídico no caso de dados obrigatórios, se continuarem a ser utilizados dados desatualizados da empresa. Por isso, faz sentido dispor de um modelo central, que seja distribuído para todas as caixas de correio através de uma gestão comum de assinaturas ou do servidor de e-mail, em vez de atualizar cada assinatura individualmente no programa de e-mail. Desta forma, as alterações à morada, ao número de telefone ou aos banners de campanha podem ser efetuadas num único local e têm efeito imediato em toda a empresa.

Atualizações automáticas de assinaturas sem intervenção dos colaboradores
Garantir a conformidade legal através do controlo centralizado dos dados
Garantir a consistência da marca em todos os canais de comunicação
Implementação através do Active Directory ou de uma solução na nuvem

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Assinaturas em mensagens automáticas

Não só os e-mails redigidos pessoalmente, como também as mensagens automáticas de newsletters, sistemas de apoio ao cliente ou confirmações de encomendas são frequentemente enviadas através de um endereço de remetente próprio, com uma assinatura no rodapé. Neste caso, aplicam-se frequentemente requisitos diferentes dos da correspondência pessoal, como, por exemplo, uma ênfase mais clara nos links para cancelar a subscrição, nas formas de contacto para esclarecimentos e nas informações legais obrigatórias, que se aplicam tanto aos e-mails em massa como às mensagens individuais. Quem utiliza sistemas automatizados deve verificar regularmente as respetivas assinaturas, juntamente com as assinaturas pessoais da empresa, para garantir que nenhum dado desatualizado continue a ser enviado sem ser detetado ao longo de meses.

Opção de cancelamento de subscrição exigida pela CAN-SPAM e pelo RGPD
Verificar mensalmente se as assinaturas automáticas estão atualizadas
Configurar endereços de devolução para respostas
Os e-mails de apoio técnico devem incluir o número do ticket na assinatura

Dificuldades técnicas e de conceção

As assinaturas são apresentadas em clientes de e-mail e dispositivos muito diversos, desde programas para computador até aplicações móveis. Imagens demasiado grandes, gráficos incorporados em vez de texto real ou demasiadas cores levam rapidamente a erros de visualização. As assinaturas HTML simples, com linhas de texto claramente separadas, um pequeno logótipo e poucos links funcionais, têm-se revelado eficazes para garantir que a assinatura tenha sempre o mesmo aspeto em qualquer sistema.