Custo por contratação: cálculo, referência e estratégias de redução
O custo por contratação é um dos indicadores mais importantes no recrutamento. Mostra quanto uma empresa gasta, em média, para preencher uma nova vaga — e torna a eficiência do recrutamento comparável, mensurável e, por isso, otimizável. Quem não conhece o seu custo por contratação não dispõe de uma base para tomar decisões estratégicas em matéria de recrutamento.
O que é o custo por contratação?
O custo por contratação (CPH) reúne todos os custos incorridos no preenchimento de uma vaga — desde o anúncio de emprego até à assinatura do contrato de trabalho. Trata-se de um KPI fundamental para os departamentos de RH e as equipas de recrutamento, permitindo comparar a eficiência dos diferentes canais e medidas.
Face à escassez persistente de mão-de-obra qualificada e ao aumento dos custos de recrutamento, o controlo do custo por contratação tornou-se mais importante para empresas de qualquer dimensão. Quem investe em canais dispendiosos sem antes os avaliar e sem medir os resultados, desperdiça verbas consideráveis.
Um custo por contratação elevado não é um problema, desde que a qualidade das contratações seja boa. Um custo por contratação imprevisto é sempre um problema.
Fórmula e cálculo
O cálculo do custo por contratação segue uma fórmula básica simples:
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Custo por contratação = (Custos internos + Custos externos) ÷ Número de contratações
Esta fórmula pode ser aplicada a vagas específicas, departamentos ou a todo o período de recrutamento. Importante: apenas as vagas que foram efetivamente preenchidas são consideradas no denominador — os processos em aberto ou interrompidos não contam.
Custos internos vs. custos externos
O custo por contratação é composto por duas categorias de custos que muitas empresas não contabilizam na íntegra:
| Custos internos | Custos externos |
|---|---|
| Horário de trabalho da equipa de RH | Ofertas de emprego (portais de emprego) |
| Horário de trabalho do departamento especializado (entrevistas) | Caçadores de talentos e agências de recrutamento |
| Custos internos de administração e de TI | Campanhas de recrutamento nas redes sociais |
| Esforço de integração | Feiras e eventos de carreira |
| Verificações de antecedentes | Medidas de promoção da marca do empregador |
Referência: Qual é o custo por contratação típico?
O custo por contratação varia significativamente consoante o setor, o nível do cargo e a dimensão da empresa. De acordo com a SHRM (Society for Human Resource Management), o custo médio por contratação nos EUA ronda os 4 700 dólares americanos — sendo significativamente mais elevado para cargos especializados e de gestão.
| Nível do cargo | CPH médio (valor de referência) |
|---|---|
| Recém-licenciados / Formação | 1 500 – 3 000 € |
| Profissional qualificado (2–5 anos de experiência) | 3 000 – 7 000 € |
| Sénior / Especialista | 7 000 – 15 000 € |
| Dirigente / Gestão | 15 000 – 50 000 € |
Fatores que influenciam o custo por contratação
Por que razão os custos variam tanto? Estes são os fatores que mais influenciam:
Canal de recrutamento
Quer se trate de anúncios de emprego em portais de emprego, recrutamento nas redes sociais,
Duração do processo de recrutamento
Quanto mais tempo uma vaga permanecer em aberto, mais cara se torna. Cada semana em que uma vaga permanece por preencher acarreta custos em termos de produtividade, horas extraordinárias de outros colaboradores e despesas contínuas com os recursos humanos. O «time-to-hire» é, por isso, um KPI indissociável do «cost-per-hire».
A marca do empregador tem um impacto direto no custo por contratação: quem é reconhecido como um empregador atrativo recebe mais e melhores candidaturas — e gasta menos em recrutamento ativo.
Reduzir o custo por contratação — 6 estratégias eficazes
Um custo por contratação elevado raramente é inevitável. Com as medidas certas, é possível reduzi-lo de forma sistemática:
Reforçar a imagem da marca como empregador
Uma marca de empregador forte atrai candidatos de forma orgânica — sem anúncios dispendiosos
Recomendações de colaboradores (programas de recomendação)
Os candidatos recomendados são mais económicos de recrutar e permanecem mais tempo na empresa
Criar uma reserva de talentos
Anotar candidatos interessantes que, de momento, não se adequam, para vagas futuras
Otimizaranúncios de emprego para SEO
Anúncios bem posicionados no Google for Jobs reduzem a dependência de portais dispendiosos
Acelerar o processo de candidatura
Menos etapas no processo, decisões mais rápidas e uma comunicação clara reduzem as taxas de desistência
Profissionalizar o marketing de RH
Abordagem direcionada a candidatos adequados, em vez de uma abordagem generalista
Custo por contratação vs. outros KPIs de recrutamento
O custo por contratação, por si só, não diz nada sobre a qualidade das contratações. Deve ser sempre analisado no contexto destes indicadores:
| KPI | Definição | Quando é particularmente relevante |
|---|---|---|
| Tempo de contratação | Dias desde a publicação da oferta de emprego até à assinatura do contrato | Em situações de grande pressão de tempo e vagas críticas |
| Qualidade da contratação | Desempenho e retenção dos colaboradores recém-contratados | Para uma estratégia de recrutamento a longo prazo |
| Taxa de aceitação de ofertas | Percentagem de ofertas aceites | Em caso de elevada taxa de rejeição |
| Experiência do candidato | Satisfação dos candidatos ao longo do processo | Para a marca do empregador e as recomendações |
Em que difere o custo por contratação do custo por candidato?
O custo por candidato mede os custos por cada candidatura recebida — ou seja, quanto gastas para atrair um candidato. O custo por contratação mede os custos por cada vaga efetivamente preenchida e, por isso, é um indicador mais significativo da eficiência global do processo de recrutamento.
As horas de trabalho do departamento de RH devem ser incluídas no custo por contratação?
Sim, sem dúvida. Muitas empresas registam apenas os custos externos e, por isso, subestimam consideravelmente o seu custo por contratação. Em muitas empresas, o tempo de trabalho interno representa 30 a 50 % dos custos totais.
De que forma a marca do empregador contribui para reduzir o custo por contratação?
Uma estratégia forte de marca empregadora aumenta o número e a qualidade das candidaturas recebidas, reduz a dependência de canais dispendiosos, como as empresas de recrutamento, e encurta o tempo de contratação — fatores que reduzem diretamente o custo por contratação.
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